Aufbau und Weiterentwicklung des Controllings

                                          

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Dr. Axel Wullenkord

 

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In der Gründungsphase eines Unternehmens haben Themen wie Buchhaltung, Rechnungswesen und Controlling  naturgemäß noch keinen hohen Stellenwert. Mit zunehmender Größe wird allerdings ein funktionsfähiges Rechnungswesen und Controlling einschließlich Berichtswesen und Risikomanagement immer wichtiger.

Ein Aufbau bzw. eine schrittweise Professionalisierung des Controllings und Rechnungswesens umfasst im Wesentlichen die folgenden Aspekte.

1.      Definition von Berichtsstrukturen, Verantwortungsbereichen und Kostenträgern

Der erste Schritt besteht darin, die entsprechenden Berichtsstrukturen zu definieren. Im Prinzip geht es um die Festlegung, für welche Produkte, Kundengruppen, Märkte etc. Erlöse und Kosten gegenübergestellt werden sollen, für welche Bereiche eine Kosten- bzw. Wirtschaftlichkeitskontrolle durchgeführt werden sollen, welche Informationen in welcher Detaillierung einzelne Berichte enthalten sollen usw.

2.      Professionelle Planung

Für Banken, Investoren und Management enthalten die Berichte i.d.R. auch geplante Zahlen bzw. deren Vergleich mit  Istzahlen. Da Abweichungen zwischen Plan- und Istzahlen zu schwierigen und emotionalen Diskussionen führen können, muss ein professioneller Planungsprozess definiert werden, der eine höchstmögliche Planungs- und Prognosefähigkeit gewährleitet.

3.      Abläufe/Prozesse und Software

Ein wesentlicher Aspekt ist die verwendete Unternehmenssoftware. Häufig begeht man den Fehler, dass zulange an der Ausgangssituation festgehalten wird, die man in den ersten Monaten nach der Unternehmensgründung installiert hat. Gerade schnell wachsende Unternehmen „wachsen“ hier aber naturgemäß sehr schnell heraus.

In der Folge entsteht nicht selten ein Flickenteppich unterschiedlicher Anwendungen („Insellösungen“), die zwar sicherstellen, dass alles irgendwie funktioniert jedoch von einer sinnvollen und effizienten Abwicklung jedoch weit entfernt sind.

Für den Anfang mag das noch akzeptabel sein. Mit zunehmender Unternehmensgröße sind derartige Insellösungen mit zahlreichen Nachteilen verbunden und nicht mehr zeitgemäß. Insellösungen sind mit manuellen Dateneingaben verbunden, was wiederum häufig zu Inkonsistenzen und Datenredundanzen führt.

Weiterhin bereitet der Umgang mit der Software wenig Freude und bietet darüber hinaus keine Möglichkeiten, die Unternehmensentwicklung aktiv zu gestalten. Je eher man damit beginnt, desto geringer ist der Aufwand und desto schneller können die Funktionalitäten und Vorteile einer modernen ERP-Lösung genutzt werden.

Moderne Softwarelösungen bieten dabei neben der Datenintegration den Vorteil, dass sie sich flexibel an die weitere Unternehmensentwicklung anpassen lassen. Das erleichtert zukünftige Umstellungen und spart Kosten.

Verpasst man den richtigen Zeitpunkt für eine Umstellung, kann sich nicht nur der eigentliche Umstellungsaufwand deutlich erhöhen. Daneben verzichtet das Unternehmen leichtfertig auf zahlreiche Vorteile, die moderne Softwarelösungen heute bieten. Oftmals ist nicht bekannt, dass es integrierte Lösungen gibt, in die ein Unternehmen schrittweise hineinwachsen kann.

4.      Pragmatisches Risikomanagement 

Oftmals erwarten Investoren und Banken auch ein (zunächst einfach gehaltenes) Risikomanagementsystem. Ein schnell wachsendes Unternehmen sollte dabei zunächst insbesondere auf die folgenden Aspekte Wert legen:

a)     „Handhabbarmachung“ durch einen einheitlichen Standard und eindeutige Grundsätze (z.B. Risikodefinition)

b)    Systematisierung und Standardisierung des gesamten Risikomanagementprozesses

c)     Möglichst eindeutige Risikobeurteilung und -analyse

d)    Reportingfähigkeit (an Vorstand und Aufsichtsrat)