Analyse des Rechnungswesens

                                          

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Dr. Axel Wullenkord

 

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                                                                                                                                                                                                       Das Rechnungswesen sieht sich immer häufiger mit einer Qualitätsdiskussion konfrontiert. Viele Unternehmen haben ein sicheres Gespür dafür, ob ihre Fertigung oder die fertigungsnahen Bereiche „gut“ oder „weniger gut“ sind. Für das Rechnungswesen fehlt dagegen häufig ein entsprechend sicheres Gespür. Dabei ist ein gutes Rechnungswesen keinesfalls von geringerer Bedeutung. Nicht nur aus der Perspektive von Kosten und Transparenz, sondern ganz besonders aus Complinance- und Haftungsüberlegungen sollte jedes Unternehmen sein Rechnungswesen analysieren. Für das Rechnungswesen selbst kann eine Analyse eine Chance sein, sich noch stärker als Stütze des Unternehmens zu profilieren.

Ein gutes Rechnungswesen muss sich dabei insbesondere an vier Kriterien messen lassen:

1.  Prozesseffizienz

Das Rechnungswesen ist in vielen Unternehmen mit vergleichsweise hohen Kosten verbunden. Nach unserer Erfahrung und Einschätzung können beispielsweise in vielen Fällen nur rd. 40% der Eingangsrechnungen problemlos „durchgebucht“ werden. In vielen Unternehmen ist der Wert noch geringer. Die nicht problemlos „durchbuchbaren“ Rechnungen erfordern einen deutlich überproportionalen Bearbeitungsaufwand, damit mehrere Mitarbeiter und entsprechend höhere Kosten. Aufgrund der höheren Durchlaufzeiten kann vielfach kein Skonto in Abzug gebracht werden.

2.  Ordnungsmäßigkeit / Revisionssicherheit

Das Rechnungswesen muss konsequent bestimmte Regeln einhalten (z.B. „Keine Buchung ohne Beleg“) damit insbesondere Eigentümer, Geschäftsführung und Gläubiger geschützt werden. Nicht wenige Unternehmen haben im Rechnungswesen Stellen abgebaut bzw. bei höherem Arbeitsanfall nicht aufgebaut. Eine solche Situation ist für die Ordnungsmäßigkeit nicht ohne Risiko, da Rechnungen häufig ohne notwendige Kontrollen und Prüfungen verarbeitet werden, weil hierfür die Zeit fehlt. Aber auch in Fällen mit angemessener Personalausstattung sind, häufig aus falsch verstandenem „Pragmatismus“ Defizite hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit / Revisionssicherheit nicht selten.

3.  Transparenz

Das Rechnungswesen muss derart transparent sein, dass es zur Fundierung von Entscheidungen jederzeit eindeutige und korrekte Informationen liefern kann. Nur durch korrekte Kontierungen und Zuordnungen einzelner Geschäftsvorfälle zu Kostenstellen, Projekten, Profit-Centern, Unternehmensbereichen etc. kann das Rechnungswesen als wirkungsvolles Controlling-Instrument fungieren.

4.  Rahmenbedingungen

Von hoher Bedeutung sind schließlich auch die Rahmenbedingungen, die zahlreiche Aspekte, von der Führung des Bereiches über die fachliche Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter bis hin zur verwendeten Softwarelösungen umfassen.